Les 4 questions clés sur la phase Cadrage & Étude pour évaluer le sérieux du dispositif amont de votre prestataire.
Avez-vous un rétro-planning détaillé ?Le rétro-planning doit remonter du jour J jusqu'au devis. Sans ce document, le prestataire improvise les jalons en cours de route.
Aurai-je un interlocuteur unique chez vous ?Une personne nommée du devis au bilan post-event. Sinon = vous coordonnez les sous-traitants à leur place.
Le plan technique est-il formalisé ?Plans d'implantation, schémas électriques et synoptique audiovisuel doivent être livrés avant montage. Un brief verbal ne suffit pas.
Le budget est-il décomposé poste par poste ?Chaque ligne argumentée contractuellement, sans forfait opaque. C'est le seul moyen de comparer les devis et d'éviter les surcoûts cachés.
Les 4 questions clés sur la phase Coordination pour vérifier que l'orchestration des prestataires est réellement structurée.
Avez-vous un run sheet partagé avec tous les prestataires ?Document minute par minute, validé J-7 et accessible à toutes les équipes (son, lumière, vidéo, plateau). Sinon chacun improvise.
Combien de réunions de production sont planifiées ?Au moins 2-3 réunions techniques entre devis et montage. Une seule réunion = signal d'une coordination superficielle.
Une matrice RACI est-elle partagée ?Qui décide, qui exécute, qui est consulté, qui est informé, formalisé par écrit. Évite les décisions prises en silos.
Les contacts d'urgence sont-ils centralisés ?Liste à jour des référents techniques, sécurité, lieu et fournisseurs, partagée au PC régie. Indispensable jour J.
Les 4 questions clés sur la phase Pilotage jour J pour valider que le dispositif live tient sous contrainte temps réel.
Un régisseur est-il dédié sur site toute la journée ?Présence continue, du début du montage au démontage final. Pas de régisseur « dispatché » qui jongle entre événements.
Disposez-vous d'un PC central avec intercom ?PC régie identifié + canal radio dédié pour la coordination temps réel des équipes son, lumière, vidéo et plateau.
Y a-t-il un plan B sur les points critiques ?Procédures de bascule documentées sur les systèmes critiques (son, vidéo, alimentation). Pas de redondance = pas de filet.
Un bilan formalisé est-il prévu post-event ?Rapport d'intervention détaillé livré sous 7 jours : succès, difficultés rencontrées, solutions appliquées, capitalisation pour la suite.